Виртуални общи събрания в кооперативните дружества и други форми на сдружаване в Европа, причинени от пандемията COVID-19

Ще се постараем да ви представим опита на три европейски страни в коопертивния сектор, свързани с организирането и провеждането на годишните си общи събрания (ОС), съгласно техните законодателства, съществуващи или приети през март 2020 и по-късно допълнени с наредби, вследствие на пандемията от COVID-19. Този опит е вече приложен в полза на бизнеса.

Опита на Европа

Германия

Виртуални общи / представителни събрания са разрешени!

Законодателите реагират на правната несигурност в кооперациите.

Правната уредба, приета от германския Бундестаг, с която се осигурява капацитет за действие и кворум на акционерни дружества и много други правни форми, влезе в сила на 28 март 2020 г. Това означава, че съответните правни форми, като акционерни дружества, дружества с ограничена отговорност, кооперации, сдружения и сдружения на собствениците на апартаменти, могат да вземат необходимите решения, дори ако все още има ограничения.

Създадени са временни възможности, за да могат участниците в съответните правни форми да вземат необходимите резолюции и да останат способни да действат, дори ако ограниченията върху възможностите за събрание продължават и вероятностите за сглобяване и по този начин да останат способни да действат.

Промени в дружественото право и кооперативното право дават решения на въпросите: За кои компании се предоставят планове за помощ? Кои улеснения се предоставят за акционерни дружества и подобни правни форми? Кои разпоредби са направени в закона за преобразуване? Защо периодът на изпълнение не се удължава за Европейски компании (SE) и кооперацията? Колко дълго важат облекченията?

Какви облекчения се предоставят за дружества с ограничена отговорност (GmbH) и кооперации?

За ООД, в отклонение от предишния регламент, се създава възможност да се приеме писмено решение без съгласието на всички акционери.
Опростявания за провеждане на събрания без физическо присъствие се създават и за кооперациите, независимо от разпоредбите в устава, по-специално за писмени или електронни резолюции. Управителният съвет също е упълномощен, както и AG, да извършва плащания по сметка с одобрението на надзорния съвет. Освен това се гарантира, че член на изпълнителния съвет или надзорния съвет остава на поста си, докато не бъде назначен наследник.

Поради ограниченията за контакт, причинени от пандемията COVID-19, много кооперативи в Германия проведоха виртуални общи или представителни срещи за първи път в историята си през 2020 г. Онлайн форматите също ще бъдат широко използвани през 2021 г. Не всички кооперации обаче са предвидили съответния регламент в устава си.

Поради тази причина немския законодател вече е приел правно основание със Закон за мерки в областта на дружеството, кооперациите, сдруженията, фондациите и жилищното право за борба с последиците от пандемията COVID-19 на 27 март 2020 г. , така че виртуално общо или представително събрание също може да се проведе по сигурен от закона начин в тези случаи.

Все още е фундаментално оправдано провеждането на виртуални общи или представителни срещи. Може да се случи и нещо друго, например в случаите, когато има решения за процеси, които подлежат на регистрация, изменения на устава или сливанията. В тези случаи може да бъдат полезни консултации със съда по вписванията. Във всеки случай, отговорната одиторска асоциация[1] трябва да бъде включена предварително.

Допълнителна информация и конкретна подкрепа кооперациите получават от одиторските си асоциации.

Франция

Мерките свързани с КОВИД 19, бяха въведени в полза на компаниите и групите в средата на март 2020 г. по време на първото задържане[2], удължен до 30 ноември 2020 г. и назначен и обновена до 1 -ви април 2021 г. по време на последното разширяване, възможността за удължаване на срока от три месеца. Поради това постановление от 9 март 2021 г. се възползват от тази възможност: За събрания и производства, предприети преди 1 -ви август 2021 г. и трябва да продължи да изпълнява на временната схема за реда, от 25 март 2020 г. и постановлението на 10 април 2020 , обаче, бе насрочен [3].

Разбира се всички решения, които са дадени за юридическите лица откриваме за:

граждански и търговски дружества, включително съвместни предприятия. Като такива са засегнати основно Акционерни дружества (SA) и Командитни дружества с акции (SCA), тъй като те трябва да преминат през общо събрание за приемане на колективни решения, с ограничени изключения. ООД и Корпорации също се интересуват, тъй като определени решения, включително одобрението на отчетите, са задължително взети на общо събрание. Що се отнася до Гражданските сдружение (SAS) и гражданските общества (както и цитираните по-долу групи), вече се предлагат алтернативи на срещи като писмени консултации и тези субекти най-често вече са ги включвали в своите устави (включително за сметките за одобрение);
икономически групи по интереси и европейски групи по икономически интереси;
кооперации;
асоциации.

В наредбата са предвидени методи на реагиране, документи, комуникация и т.н.. В първия ЛОКДАУН в действителност не е възникнала недействителност на събранието, ако свикването не може да се извърши по пощата поради обстоятелства извън компанията. Тази мярка е продължена и разширена от тази дата (март 2020) за всички компании и групи за всички срещи, за които се изисква пощенско известие. Частни юридически групи, различни от регистрираните компании, всъщност са изправени пред проблеми, свързани с пощенската доставка на значителен брой покани. Следват указания и допълнения за :

Дата на свикване на ОС;
Предварителна информация (получаване при посочване на имейл при искането или отговора по обичайния начин);
Санитарни правила за броя на участниците;
Делегиране на права за участие;
Участие чрез телефонно или аудиовизуална конференция позволяваща тяхната идентификация[4];
Взетите решения чрез писмена консултация се записват в доклад, изготвен от органа, компетентен да свика събранието или неговия делегат. Той включва следната задължителна информация:
- дата на решенията;
- текст на предложените решения;
- документи, адресирани до членовете на събранието;
- дата, на която тези документи са изпратени на членовете на събранието и крайният срок, даден им за отговор;
- самоличност на членовете на събранието, изпратили отговор, получен до изтичане на този срок, и броя гласове, притежавани от всеки от тях;
- резултат от писмената консултация за всяко предложено решение.
В Наредбата от март 2020г. се урежда и гласуването по пощата[5]

Всички компании и групи могат да го прилагат, включително тези, за които този метод на гласуване не е предвиден в закона. В допълнение, за онези, които вече са рамкирани със закон и подзаконови актове, законова клауза, забраняваща прибягването до гласуване по пощата или, напротив, поставяща този тип гласуване в зависимост от съществуването на клауза в този смисъл, не може да направи това пречка.

ПО-МАЛКО ИНФОРМАЦИЯ ЗА УЧАСТНИЦИТЕ ОТНОСНО ПРИЛАГАНИТЕ ИЗКЛЮЧЕНИЯ

Временният режим създава предпазни мерки за прилагането на тези изключителни условия за срещи и гласуване. Той налага пълна и просветена информация на участниците в събранието относно взетите решения, като същевременно опростява процедурните задължения.

Информацията трябва да достига до всички хора, които вероятно ще присъстват на срещата (включително например одиторите или членовете на Социално-икономическия комитет /CSE/), а не просто до потенциалните членове на срещата.

Тази информация трябва да се предава независимо от устройството (при камера, видео или аудио конференция, писмена консултация или гласуване по пощата). Ако известията вече са изпратени, те трябва да стигнат до своите адресати поне три работни дни преди датата на срещата. Тъй като формалностите по свикване вече са изпълнени, той разрешава прилагането на опростените информационни методи, коментирани по-горе, и по този начин премахва риска от нередност на свикването.

Великобритания

Пандемията на COVID-19 означава, че много кооперации трябва да решат дали да отложат своето Общо събрание(ОС) или вместо това да продължат с виртуално Общо събрание.

Във Великобритания бяха изготвени и предоставени информации-насоки за това какво трябва да се приложи и вземе предвид при провеждането на ОС онлайн.

ИЗБЕРЕТЕ ПРАВИЛНАТА ПЛАТФОРМА:
- Анкета, за да се даде възможност на членовете да гласуват по резолюции
- Функция за въпроси и отговори, която позволява пълноценно участие
- Ако е подходящо, функция, която позволява провеждането на избори
- Чакалня, за да можете да осигурите да присъстват само онези, които имат право да присъстват
- Предаване на живо чрез YouTube или Facebook на живо, ако искате да увеличите обхвата
ПОДГОТОВКА- Всички Общи срещи отнемат много време за планиране и подготовка, а онлайн ОС не се различават – особено ако това е първото, което сте провели. Когато започнете да планирате, може да помислите за следното:
- Проверете вашия устав – Позволява ли онлайн общите срещи? Може да искате да прочетете нашите указания за това как някои правила около това, което можете да правите по време на пандемията Covid-19, са били облекчени. Уверете се, че знаете как да предоставите известието за Общото събрание и методите, които можете да използвате, за да поканите своите членове и да им предоставите необходимата им информация
- Решете за ролите – управлението на ОС, като същевременно представяте и се уверите, че технологията работи, може да бъде предизвикателство, така че делегирайте отговорности на други и се уверете, че всички знаят какви са техните роли. Например касиерът може да е отговорен за стартиране на онлайн анкети и препредаване на гласове, някой друг може да е отговорен за наблюдението на чакалнята и приемането на членове, когато се присъединят, или може някой да наблюдава функцията за чат / въпроси и отговори и да предава въпроси на панела
- Репетиция – Не можете да практикувате и репетирате достатъчно! Опитайте се да изпълните няколко репетиции и се уверете, че сте уверени в технологията и как тя работи. Не искате да търсите контрола в средата на срещата. Ако ще има онлайн гласуване, уверете се, че сте практикували това и сте сигурни, че лесно можете да разберете дали е гласувано
- Непредвидени обстоятелства – Трябва да помислите за всички неща, които могат да се объркат, и как ще реагирате, ако го направят, и какво може да бъде въздействието. Често срещани проблеми са интернет връзката или проблеми с качеството; проблеми с ехо / обратна връзка / звук; отпадащи, което означава, че не поддържате кворум
ОБЩУВАЙТЕ. Ако за първи път вашата кооперация провежда онлайн ОС, наистина е важно да уведомите навреме своите членове и да обясните причините си за това. Трябва да зададете очакванията ясно още в началото. Има някои неща, които можете да направите, за да сте сигурни, че са информирани и са удобни:
- Уведомете членовете възможно най-скоро, че правите нещата малко по различен начин, но подчертайте предимствата на онлайн AGM (дава възможност на повече членове да участват; поддържа членовете в безопасност и т.н.)
- Представете документи предварително, за да сте сигурни, че членовете имат достатъчно време да ги прочетат
- Помислете за предлагане на допълнителни възможности за членове да се включат преди срещата. Примерите могат да включват: отговаряне на въпроси преди Общото събрание; провеждане на фокусирани сесии преди Общото събрание, за да се предостави допълнителна информация относно определени бизнес области (например годишния отчет и отчетите)
ОСИГУРЕТЕ СРЕЩАТА Важно е да се уверите, че са допуснати само тези, които имат право да участват. Има случаи на отвличане на онлайн срещи (известен още като Zoombombed), за да се предотврати това:
- Проверете настройките си. Изключете всички опции, които не са необходими, като споделяне на екрана на участника
- Накарайте участниците да се регистрират предварително и да използват чакалните, за да контролират кой има достъп до срещата (по същия начин, по който можете да контролирате лично събрание
- Ако искате широката публика да може да гледа общото събрание, не издавайте директно връзката. Вместо това предавайте на живо чрез YouTube или Facebook. Помислете как или ако искате хората, които участват по тези начини, да могат да взаимодействат с общото събрание (могат ли да задават въпроси и как въпросите ще се филтрират / комуникират)
ПРЕДВАРИТЕЛНА ПОДГОТОВКА
- Уверете се, че всички говорещи са на тихо място, където няма да бъдат обезпокоявани
- Проверете интернет връзките. Ако не е страхотно, помислете за свързване чрез кабел, а не чрез Wi-Fi; искане от другите да използват по-малко интернет по време на срещата (напр. без Netflix); или надграждане на вашата връзка
- Помислете за вашия офис, когато сте на видеообаждания, уверете се, че е подходящо и се опитайте да намалите до минимум на други хора, които влизат в кадър стая и т.н.
- За да намалите вероятността от ехо и обратна връзка, помолете членовете на панела да заглушат звука си, когато не говорят.

Опитът на страните от Европа, адаптирали законодателството си в полза на компаниите, ще бъде от полза за изготвяне и приемане на приемане необходимото законодателство в нашата страна, даващо възможности за провеждане на дигитални събрания, прилагани за всички юридически лица.

Дигитализацията дава зелена светлина за провеждането виртуални общи / представителни събрания. За в бъдеще те все повече ще бъдат предпочитани. Необходимостта законовото им уреждане е приоритетна задача на законотворците. Правото и законът трябва да се адаптират на бизнесът и обществото ще им се даде новата възможност за провежда на дистанционни общи събрания, заседания конференции. Това ще се отрази на спестяване на ресурс, намаляване на пътуванията – без замърсявания за околната среда, по-бързо и ефективно използване ресурсите на фирмите.

[1] Съществуваща в Германия

[2] (Наредба N ° 2020-321, 25 март 2020 г .; D. n ° 2020-418, 10 април 2020 г.)

[3] (Ord. No. 2020-1497, 02 Дек. 2020 г., чл. 7; D. n ° 2020-1614, 18 декември 2020 г., член 11)

[4] Само при тези условия, гарантиращи качеството и целостта на дебата, присъстващите членове по електронен път могат да бъдат взети предвид при изчисляването на кворума и мнозинството.

[5] Всички компании и групи могат да го прилагат, включително тези, за които този метод на гласуване не е предвиден в закона. В допълнение, за онези, които вече са рамкирани със закон и подзаконови актове, законова клауза, забраняваща прибягването до гласуване по пощата или, напротив, поставяща този тип гласуване в зависимост от съществуването на клауза в този смисъл, не може да направи това пречка.

Сдружение БАККОМ

За автора

admin

Сходни публикации